Hướng dẫn Quy trình quản lý kho – Nhập xuất hàng hóa, vật tư, nguyên liệu áp dụng chung cho nhiều doanh nghiệp. Và Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả được tổng kết từ kinh nghiệm của nhiều doanh nghiệp ở nhiều ngành nghề & quy mô khác nhau.

Xem thêm: Download ngay File excel quản lý bán hàng chuyên nghiệp

1. Quy trình quản lý kho: Nhập xuất vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu,…

quy trình quản lý kho & kinh nghiệm quản lý kho quy trinh quan ly kho nhap xuat hang hoa vat tu

Thông thường, Quy trình quản lý kho gồm 4 bước:

  • Nhập hàng
  • Xuất hàng
  • Kiểm kê
  • Báo cáo

Hiểu đơn giản là thế cho mọi người đỡ rối nhé, tùy vào quy mô mà mức độ phức tạp của việc quản lý nhập – xuất – tồn khác nhau.

Nhập hàng và xuất hàng:

Đơn giản chỉ là lập phiếu, tiến hành kiểm đếm xác nhận số lượng thực tế khớp với phiếu. Và bước cuối cùng là tiến hành ghi sổ kho (đối với thủ kho) và sổ nhập hàng (đối với kế toán). Hoặc các sổ khác như sổ mua hàng của bộ phận mua hàng.

Kiểm kê

Với đa phần các công ty thì đây là bước rất quan trọng bởi lẽ trong thực tế luôn xảy ra tình trạng mất, hỏng,…

Nếu không kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối (thậm chí là rắc rối lớn)

Sau khi có kết quả kiểm kê, ta tiến hành đối chiếu với số liệu trên phần mềm để điều chỉnh cho đúng thực tế. Đồng thời xác định nguyên nhân chênh lệch và tìm biện pháp xử lý phù hợp

Báo cáo

Đây là bước không thể thiếu trong quy trình quản lý kho hàng hóa, vật tư, nguyên liệu,…

Nhờ có số liệu báo cáo, ta nắm được tình hình nhập, xuất, tồn. Hoặc tình hình hàng hỏng, hàng mất,…

Từ đó ta có được các biện pháp phù hợp để:

  • Nhập thêm hàng
  • Sắp xếp kho bãi hợp lý hơn
  • Thay đổi quy trình phù hợp

2. Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả

2.1. Đầu tư phần mềm phù hợp

Một quy trình quản lý kho tốt mà không có phần mềm quản lý phù hợp thì hiệu quả không cao.

Bởi lẽ, phần mềm là nơi ta ghi nhận dữ liệu nhập xuất và cung cấp thông tin tình hình kho bãi,…

Nếu thông tin không kịp thời và không chính xác thì mọi quyết định dựa trên các thông tin sai lệch sẽ không còn chính xác nữa.

Điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của doanh nghiệp.

Vậy phần mềm quản lý kho, bán hàng nào thì phù hợp?

Tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh mà ta lựa chọn loại công cụ quản lý kho hàng cho phù hợp.

  • File Excel:

Nếu là doanh nghiệp nhỏ với vài nghìn mã hàng trở lại thì dùng Excel sẽ rất phù hợp. Bởi tính linh hoạt cao, chi phí thấp.

  • Ứng dụng online: 

Hiện nay có quá nhiều phần mềm bán hàng chạy online. Bạn chỉ cần lên google để tìm kiếm là thấy ngay. Nhưng độ an toàn cho dữ liệu của bạn khi dùng các ứng dụng này thì chưa thấy ai kiểm chứng được. Rủi ro là khá cao.

  • Phần mềm đắt tiền:

Nếu doanh nghiệp bạn có lượng giao dịch lớn, mã hàng vài chục nghìn thì việc đầu tư một phần mềm xịn là điều bắt buộc.

Ngoài đầu tư phần mềm, bạn cũng cần đầu tư Server riêng để lưu trữ dữ liệu. Đồng thời cần có bộ phận IT để xử lý vấn đề phát sinh khi cần.

=> Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng, kho Đơn giản & Hiệu quả trên Excel

2.2. Sắp xếp hàng hóa khoa học

Đây là điều bắt buộc khi bạn muốn quản lý kho hiệu quả.

Hàng hóa sắp xếp bừa bãi, không khoa học bạn sẽ gặp phải vấn đề gì:

  • Tìm hàng khi cần rất khó khăn và mất thời gian
  • Hàng hỏng mà không biết
  • Hàng mất cũng không hay
  • Kho hàng nhìn lộn xộn, mất mỹ quan

Đặc biệt với một số nhóm hàng có giá trị lớn được coi là mặt hàng nhạy cảm thì bắt buộc phải sắp xếp có trình tự.

Như vậy thì mới dễ dàng kiểm soát, kiểm đếm khi cần giúp giảm thiểu mất mát, hỏng hóc.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc sắp xếp đừng ngại comment email, số điện thoại phía dưới để ad hỗ trợ nhé.

2.3. Chuẩn bị nhân sự chất lượng tốt

Nếu nhân sự có chất lượng không phù hợp sẽ gây nên những tổn hại rất lớn cho doanh nghiệp bạn.

Một số vấn đề tiêu biểu doanh nghiệp gặp phải khi có nhân sự không phù hợp:

  • Kiểm đếm hàng hóa ở khâu nhập/ xuất hoặc kiểm kê không chính đầy đủ.
  • Không biết sắp xếp hàng hóa, kho bãi sao cho hợp lý để dễ dàng kiểm soát chất lượng, mất mát, hỏng hóc
  • Tổng hợp báo cáo bị sai

Trên đây là một số chia sẻ của ad về Quy trình quản lý kho và bán hàng.

Hi vọng rằng sẽ giúp ích được cho bạn quản lý kho hiệu quả hơn.

Mọi thắc mắc, bạn vui lòng comment địa chỉ email và SĐT để ad tư vấn thêm

Thân,

Admin.