Tải miễn phí NGAY mẫu File excel quản lý KHO đơn giản & dễ sử dụng do Chuyên gia về tư vấn quản trị kho phát hành. Mẫu này có thể áp dụng cho rất nhiều ngành nghề khác nhau, đương nhiên là tùy thuộc vào ngành nghề mà ta có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu.

1. Những lưu ý quan trọng trong quản lý kho hiệu quả

Đối với những doanh  nghiệp thương mại có lượng mã hàng lớn hoặc doanh nghiệp sản xuất thì việc quản trị hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn.

Hàng tồn kho còn được coi là tài sản lưu động.

Nhưng nếu quản trị hàng tồn kho không tốt hoặc không có công cụ quản lý kho phù hợp, bạn sẽ:

  • Thất thoát hàng hóa
  • Thiếu tiền để đầu tư sản xuất, kinh doanh do vòng quay tồn kho chậm
  • Tỉ lệ hàng hỏng, hủy cao
  • Giá thành sản phẩm tăng cao do quản lý tồn kho kém dẫn tới cạnh tranh kém
  • … và nhiều hệ lụy khác.

Do vậy, để quản lý kho hiệu quả, bạn cần:

  • Phần mềm quản lý kho phù hợp
  • Đội ngũ nhân sự có tố chất phù hợp
  • Quy trình rõ ràng, đầy đủ

Trong phạm vi bài viết này, ad xin nhấn mạnh đến Góc độ phần mềm trước tiên. 2 yếu tố còn lại, ad sẽ viết trong các bài sau.

Bạn cần 1 Phần mềm/ ứng dụng quản lý kho phù hợp, chứ không nhất thiết phải đắt tiền.

Hiện nay có 2 nhóm chính:

  • Sử dụng file excel quản lý kho (ngôn ngữ lập trình VBA)
  • Sử dụng các phần mềm trên ngôn ngữ lập trình khác (SQL) hoặc chạy trên nền tảng web

1.1. Sử dụng file excel quản lý kho có ưu và nhược điểm gì

Bạn nên chọn Excel để quản lý kho khi:

  • Muốn có một công cụ quản lý kho đơn giản, không có nhiều tính năng, nút bấm, thao tác ít
  • Không giỏi về nghiệp vụ kế toán
  • Không giỏi về Excel
  • Muốn kiểm soát dữ liệu nhập – xuất
  • Có thể tùy chỉnh/ thuê thiết kế thêm các báo cáo, tính năng giúp đáp ứng tốt nhất nhu cầu
  • Chi phí dự kiến đầu tư cho phần mềm không lớn hoặc không có. Nếu không muốn trả phí thì bạn phải học hỏi rất nhiều để giỏi Excel bạn ạ. Không thì thuê thiết kế hoặc mua phần mềm dựng sẵn của các đơn vị Thiết kế phần mềm trên excel chuyên nghiệp như EXCEL.WEBKYNANG.VN

1.2. Sử dụng các phần mềm trên ngôn ngữ lập trình khác/ trên web

Bạn lựa chọn nhóm giải pháp này khi:

  • Lượng dữ liệu nhập xuất của bạn rất lớn: Vài trăm nghìn dòng tới hàng triệu dòng cho 1 năm
  • Muốn sử dụng cho nhiều máy cùng nhập dữ liệu một lúc, theo kiểu máy trạm máy chủ
  • Thường thì các công ty có nhiều chi nhánh, hoạt động theo hình thức hệ thống thì nên chọn phần mềm nhóm này
  • Các chuỗi cửa hàng thương mại thông thường, quán ăn có thể sử dụng online để quản lý dữ liệu cho tiện
  • Ngân sách đầu tư phần mềm lớn và được chuẩn bị từ trước

Bạn không nên chọn hình thức này khi:

  • Bạn chưa biết rõ mình muốn gì
  • Chưa nắm được hệ thống của mình vận hành như thế nào
  • Không có thời gian chuẩn bị

Tại sao lại vậy?

Bởi lẽ, chi phí đầu tư cho các phần mềm dạng này thường rất lớn, nhưng chưa chắc đã phù hợp 100%. Thường chỉ phù hợp và hữu dụng ở mức 70 – 80%, còn phải tùy chỉnh rất nhiều.

Bạn order công ty thiết kế tùy chỉnh 1 lần thì chi phí sẽ thấp hơn và hiệu quả hơn nhiều so với việc:

  • 1 tháng bạn yêu cầu chỉnh sửa module này
  • 1 tháng sau bạn lại yêu cầu họ thêm module kia

Rất tốn kém và không hiệu quả. Dễ dẫn tới lỗi hệ thống.

2. Link download file excel quản lý kho và giới thiệu nhanh cách sử dụng

2.1. Link tải mẫu file quản lý kho trên excel (Đơn giản)

Để tải mẫu file excel quản lý kho đơn giản bạn click tải tại link sau:

LINK TẢI MẪU ĐƠN GIẢN: QUẢN LÝ KHO

Trong trường hợp bạn cần Phần mềm quản lý kho/ bán hàng/ công nợ (Chuyên nghiệp) trên excel.

Bạn hãy download phiên bản 1.4 PRO 2017 của Công ty TNHH Webkynang Việt Nam.

Theo ad đánh giá, đây là một trong những đơn vị uy tín và có khả năng hỗ trợ người dùng sau khi mua thuộc nhóm tốt nhất Việt Nam hiện nay.

 

2.2. Giới thiệu nhanh cách sử dụng file excel quản lý kho đơn giản

Ad xin giới thiệu nhanh về mẫu file quản lý kho đơn giản bằng excel gồm các phần chính sau:

  • Danh mục mặt hàng

Ad khuyên bạn nên có một sheet danh mục để quản lý mọi thông tin cơ bản về hàng hóa trong kho của bạn.

Khi bạn nhập hay xuất, nếu có danh mục bạn sẽ không phải nhập đi nhập lại tên và đơn vị tính.

Bởi lẽ trong danh mục, ta có thể có nhiều thông tin khác về hàng hóa thay vì chỉ có mã, tên, đơn vị tính.

danh muc hang hoa trong quan ly kho hang bang excel

  • Bảng kê Nhập kho và Xuất kho hàng hóa

Mọi giao dịch nhập xuất bạn cần lưu vào các bảng kê nhập/ xuất hàng hóa.

Các thông tin của một bảng kê thường bao gồm: ngày tháng phát sinh, số chứng từ (không bắt buộc), mã, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Lưu ý là: khi bạn chọn mã hàng, phần mềm tự động điền tên và đơn vị tính của hàng hóa bạn nhé.

Ngoài ra, bạn có thể thêm các thông tin khác như: Giá vốn hàng bán ở bên xuất kho, người mua/ bán, ghi chú, kích thước…

Tùy vào nhu cầu của mỗi người quản lý và của từng doanh nghiệp, ta sẽ thêm các chỉ tiêu quản lý cho phù hợp nhất.

file excel quan ly kho don gian de su dung

  • Báo cáo nhập xuất tồn

Dựa trên thông tin nhập xuất tại các bảng kê.

Phần mềm tự động tính toán hoàn toàn các chỉ tiêu: Nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ

Bạn gần như không phải làm gì cả.

Lưu ý: Bạn cần nhập số dư đầu kỳ.

file excel quản lý kho mau bao cao nhap xuat ton vat tu hang hoa tren excel

  • Nhược điểm của file excel quản lý kho này là gì và giải pháp khắc phục:

+ Chỉ tính được báo cáo nhập xuất tồn theo số lượng

Để tính được cả báo cáo tồn kho theo giá trị thì phải tính được giá vốn hàng xuất kho. Với phiên bản đơn giản này nếu tính giá vốn sẽ làm file chạy chậm chạp

+ Không xem được báo cáo từ ngày … tới ngày …

+ Quản lý được số mã hàng nhất định sẽ đảm bảo tốc độ. Còn nếu có vài trăm mã  đến nghìn mã hàng thì nên dùng bản PRO (có code lập trình VBA)

  • Giải pháp để quản lý kho trên excel hiệu quả:

Liên hệ với Công ty TNHH Webkynang Việt Nam để sử dụng bản PRO bạn nhé

+ Email: Webkynang.vn@gmail.com

+ Hotline: 038-997-8430

Như các bạn đã biết, một phiên bản được phát hành lâu tức là đã được cập nhật nhiều lần nên hoạt động sẽ ổn định và tốt nhất.

Trên đây là một số chia sẻ của ad cũng như file mẫu được lập dựa trên kiến thức hạn hẹp của ad.

Rất hi vọng rằng sẽ giúp bạn quản lý tồn kho tốt hơn

Thân,

Admin Banhangexcel.com